09.11.2016
Основная функция HR-документации - юридическое оформление трудовых отношений между работодателем и подчиненным.
Любое предприятие, вне зависимости от организационно-правовой формы в процессе хозяйственной деятельности обязано вести оформление, управление и сохранение кадровой документации. Требования к ведению кадрового учета предусмотрены трудовым законодательством. Состав такой документации зависит от постоянно меняющихся актов в трудовой области, а именно, актов Министерства труда и социальной защиты.
Любое предприятие, вне зависимости от организационно-правовой формы в процессе хозяйственной деятельности обязано вести оформление, управление и сохранение кадровой документации. Требования к ведению кадрового учета предусмотрены трудовым законодательством. Состав такой документации зависит от постоянно меняющихся актов в трудовой области, а именно, актов Министерства труда и социальной защиты.
В большинстве предприятий оформлению кадровой документации выделяют минимум времени и сил, в результате чего документооборот ведется со значительными нарушениями установленных требований.
Можно разделить всю систему кадровых документов на 2 основные части: обязательная документация, которая обязательна по трудовому законодательству, и дополнительная.
Внутренний трудовой распорядок
Каждое предприятие должно разработать внутренние правила трудового распорядка. Они утверждаются приказом руководства, с учетом мнения, например, профсоюзного органа (при наличии такового).
Внутренние правила трудового распорядка – нормативно-правовой документ предприятия, который регулирует порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, поощрения и взыскания для работников, а также другие вопросы трудовых отношений на предприятии.
Штатное расписание
Перед тем как набрать работников на предприятие, следует составить и утвердить штатное расписание, потому как оно регламентирует численность персонала и непосредственно список должностей и профессий (который определяется в зависимости от направления деятельности), окладов, надбавок и фонд заработной платы. Штатное расписание также включает в себя перечень структурных подразделений. Это утверждается приказом работодателя или его уполномоченного представителя.
Такой акт позволяет определить число уже имеющихся в настоящее время вакансий для трудоустройства. Пожалуйста, обратите внимание, что в случае увольнения любого из сотрудников в связи с сокращением штата, работодатель, ссылаясь на штатное расписание, может доказать в суде законность своих действий и невозможность вернуть сотрудника на рабочее место.
В случае трудового спора с подчиненным суд в обязательном порядке потребует штатное расписание. Если его не предоставили, или оно составлено неверно, работодатель не сможет доказать свою правоту.
Трудовой договор
Трудовой договор заключается в письменном виде, после чего свои подписи ставят сотрудник и наниматель. В список обязательных пунктов трудового договора входят условия работы и оплата труда. Они включены туда на основании действующих нормативно-правовых актов по соглашению между сотрудником и работодателем.
Содержание трудового договора определяется в соответствии со ст. 19 ТК РБ. Пункты договора могут быть изменены только по взаимному согласию и в письменной форме.
Приказ о приеме на работу
При приеме сотрудника на работу оформляется приказ работодателя на основании трудового договора (ст. 24, 54 ТК). Другими словами, необходимо, чтобы на момент издания приказа договор с работником был уже подписан. Содержание распоряжения должно соответствовать условиям заключенного договора. Приказ дают сотруднику на роспись. Подчиненный имеет право потребовать у работодателя заверенную копию приказа (ст. 51 ТК).
В дальнейшем нужно ознакомить сотрудника с правилами внутреннего трудового распорядка, а также с другими нормативными правовыми актами, которые будут относиться к трудовой деятельности работника (ст. 54 ТК).
В случае если сотрудника берут на высокую должность (менеджер, директор, главный бухгалтер), то об этом нужно оповестить все структурные подразделения организации.
На основе приказа сотруднику предоставляется рабочее место с обеспечением его необходимым для работы инструментом, его ознакамливают с внутренними документами, включают в деловую переписку и т.д. Приказ о принятии сотрудника на должность готовится одновременно с трудовым договором.
Хранятся приказы по личному составу и личные карточки 75 лет.
Трудовая книжка
Трудовая книжка является основным документом о трудовой и стаж работника (ст. 50 ЖК). При принятии сотрудника на должность, он обязан предъявить трудовую книжку для оформления записи. Исключением являются те моменты, когда человек впервые устраивается на работу или работа будет выполняться по договору подряда (совместительства). На каждого сотрудника, пробывшего на рабочем месте более 5 дней работодатель обязан завести трудовые книжки.
Первое ее заполнение производится кадровиком (или другим лицом) в присутствии самого сотрудника. План заполнения, использования и хранения трудовых книжек определенны в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной Министерством труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30. Все записи, сделанные в трудовой книжке, должны быть заверены подписью должностного лица и печатью предприятия. Записи делают после издания приказа. Они должны быть внесены в соответствии с приказом, а за основание берут статьи ТК.
При увольнении сотрудника запись делается непосредственно в день увольнения, а все записи о трудовой деятельности, внесенные в книжку за время работы на данном предприятии, должны быть заверены подписью и печатью руководителя.
Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них
В случае увольнения работник получает свою трудовую книжку на руки, после чего он должен расписаться в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них, а также в карточке формы T-2. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью работодателя.
Договор о полной материальной ответственности
Также следует обратить свое внимание на договор о полной материальной ответственности, а также коллективной (бригадной) ответственности (ст. 405, 406 ТК). Их в обязательном порядке нужно заключать с сотрудником, достигшим 18-ти лет, в случае передачи ему имущества для хранения, преобразования, продажи, перемещения или использования его в производстве.
Стандартный договор о полной материальной ответственности, утвержден постановлением Советом Министров Республики Беларусь от 26.05.2000 № 764 «Об утверждении примерного перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, и примерного договора о полной индивидуальной материальной ответственности» (в ред. от 09.07.2011).
Вопросы о коллективной ответственности урегулированы постановлением Министерства труда Республики Беларусь 14.04.2000 № 54 «Об утверждении Положения о коллективной (бригадной) материальной ответственности, Примерного перечня работ, при выполнении которых может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность, Примерного договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности».
График отпусков
Работодатель в обязательном порядке должен составить график отпусков (ст. 168 ТК). По нему определяется очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Его утверждает руководитель с учетом мнения профсоюзного органа не позднее 5 января. Работника оповещают об отпуске не позднее, чем за 2 недели до его начала (ст. 169 ТК) в письменной форме.
При составлении графика нужно учесть требования законодательства для определенных категорий работников, которые имеют право на отпуск в удобное для них время (работники моложе 18 лет, ветераны войны и т.п.). Также работающим по совместительству отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе.
Положение об оплате труда
Для более эффективного использования кадровых ресурсов и принятия оптимальных решений необходимо ввести на предприятии систему оплаты и нормирования труда. Документом, определяющим эту систему, является Положение об оплате труда. Основная часть и его структура зависят от нескольких факторов, которые определяют степень знаний работодателя в разработке условий оплаты, т.е. на практике содержание данных актов строго индивидуально.
Положение о премировании
Премирование — выплата сотрудникам денежных сумм помимо основного оклада в целях поощрения достигнутых успехов в труде и побуждения к дальнейшему росту. Система премирования предполагает такую выплату определенному кругу людей на основании заранее принятых условий.
Положение о премировании (ст. 63 ТК) утверждается приказом работодателя. В нем обозначается круг лиц, которым положено поощрение, а также условия, размеры премий по каждой должности. На его основании работник имеет право потребовать выплату премии, если он выполнил все условия Положения.
Табели учета рабочего времени
Табели учета рабочего времени определяют рабочее время каждого сотрудника за месяц, а при гибком графике работы — суммарный показатель. Табель учета рабочего времени обычно включает в себя табельный номер каждого сотрудника, его ФИО, сведения о рабочем времени за каждый день месяца. Человек, ответственный за табель, назначается приказом руководителя. Этот документ нужен для контроля рабочего времени и оплаты труда в организации.
Должностные инструкции
Обязательным пунктом в списке кадровой документации является разработка должностных инструкций для работников (ст. 194 ТК).
Должностная инструкция – документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работников. Она разрабатывается руководителем подразделения для непосредственных подчиненных под роспись.
С ее помощью можно расторгнуть трудовой договор в связи с невыполнением сотрудником своих должностных обязанностей. На ее основе можно провести аттестацию сотрудников, избежать повторения обязанностей между должностями, доказать на судебном процессе правомерность дисциплинарного взыскания, наложенного на работника в связи с невыполнением им своих должностных обязанностей.
Личное дело
Личное дело работника – круг документов, которые содержат в себе сведения о сотруднике и его трудовой деятельности. Личное дело заводится после оформления приказа о приеме на работу и содержит: личный листок; автобиографию; копии документов об образовании; характеристики или рекомендательные письма (в случае необходимости); заявление о приеме на работу; трудовой договор; копию приказа о приеме на работу и др.
Изначально в личное дело объединяют документы, относящиеся к приему сотрудника на работу, а в дальнейшем – документы, которые добавляются в процессе его трудовой деятельности на предприятии.
В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников передаются в архив и хранятся 75 лет. На документы из личного дела составляется опись.
Журнал учета личных дел
Личные дела отмечаются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.
Личная карточка работника
Кадровик, внося новую запись в трудовую книжку, должен ознакомить с ней владельца этой книжки под роспись в личной карточке формы Т-2. Записи, внесенные в трудовую книжку, дублируются в личной карточке сотрудника. Также там содержится информация, необходимая нанимателю в связи с трудовыми отношениями и подлежащая записи.
Положение о структурном подразделении
Положение о структурном подразделении представляет собой локальный нормативный акт (организационный документ), определяющий статус структурного подразделения, его место в организации и взаимоотношения с другими структурными подразделениями, внутреннюю организационную структуру, закрепление за ним функций организации, права и ответственность. Его наличие не является обязательным.
Как показывает практика, отсутствие кадровой документации в организации связано со следующими рисками:
– результатом проверки соблюдения законодательства о труде в организации контрольно-надзорными органами является наложение административного штрафа (ст. 9.19 Кодекса РБ об административных правонарушениях) как на нанимателя, так и на его должностных лиц, а также вынесение обязательного для исполнения предписания об устранении допущенных нарушений;
– отсутствие необходимых документов, четко регулирующих отношения работника и нанимателя, создает почву для возможных конфликтов с работниками, и, как следствие, для подачи жалоб в инспекцию по труду или в суд.
В свою очередь, при постановке оптимального кадрового документооборота можно эффективно решить сразу несколько параллельных задач:
– меры по надлежащей постановке кадрового документооборота являются гарантией положительного исхода при проведении проверок государственными контрольно-надзорными органами и шагом на пути к формированию имиджа организации;
– таким способом можно формализовать кадровые процедуры, существующие в организации (прием на работу и увольнение работника, наложение дисциплинарного взыскания, привлечение работника к материальной ответственности и т.п.);
– введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» организации и ее сотрудников путем четкой регламентации того, чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции организации.
Можно разделить всю систему кадровых документов на 2 основные части: обязательная документация, которая обязательна по трудовому законодательству, и дополнительная.
Внутренний трудовой распорядок
Каждое предприятие должно разработать внутренние правила трудового распорядка. Они утверждаются приказом руководства, с учетом мнения, например, профсоюзного органа (при наличии такового).
Внутренние правила трудового распорядка – нормативно-правовой документ предприятия, который регулирует порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, поощрения и взыскания для работников, а также другие вопросы трудовых отношений на предприятии.
Штатное расписание
Перед тем как набрать работников на предприятие, следует составить и утвердить штатное расписание, потому как оно регламентирует численность персонала и непосредственно список должностей и профессий (который определяется в зависимости от направления деятельности), окладов, надбавок и фонд заработной платы. Штатное расписание также включает в себя перечень структурных подразделений. Это утверждается приказом работодателя или его уполномоченного представителя.
Такой акт позволяет определить число уже имеющихся в настоящее время вакансий для трудоустройства. Пожалуйста, обратите внимание, что в случае увольнения любого из сотрудников в связи с сокращением штата, работодатель, ссылаясь на штатное расписание, может доказать в суде законность своих действий и невозможность вернуть сотрудника на рабочее место.
В случае трудового спора с подчиненным суд в обязательном порядке потребует штатное расписание. Если его не предоставили, или оно составлено неверно, работодатель не сможет доказать свою правоту.
Трудовой договор
Трудовой договор заключается в письменном виде, после чего свои подписи ставят сотрудник и наниматель. В список обязательных пунктов трудового договора входят условия работы и оплата труда. Они включены туда на основании действующих нормативно-правовых актов по соглашению между сотрудником и работодателем.
Содержание трудового договора определяется в соответствии со ст. 19 ТК РБ. Пункты договора могут быть изменены только по взаимному согласию и в письменной форме.
Приказ о приеме на работу
При приеме сотрудника на работу оформляется приказ работодателя на основании трудового договора (ст. 24, 54 ТК). Другими словами, необходимо, чтобы на момент издания приказа договор с работником был уже подписан. Содержание распоряжения должно соответствовать условиям заключенного договора. Приказ дают сотруднику на роспись. Подчиненный имеет право потребовать у работодателя заверенную копию приказа (ст. 51 ТК).
В дальнейшем нужно ознакомить сотрудника с правилами внутреннего трудового распорядка, а также с другими нормативными правовыми актами, которые будут относиться к трудовой деятельности работника (ст. 54 ТК).
В случае если сотрудника берут на высокую должность (менеджер, директор, главный бухгалтер), то об этом нужно оповестить все структурные подразделения организации.
На основе приказа сотруднику предоставляется рабочее место с обеспечением его необходимым для работы инструментом, его ознакамливают с внутренними документами, включают в деловую переписку и т.д. Приказ о принятии сотрудника на должность готовится одновременно с трудовым договором.
Хранятся приказы по личному составу и личные карточки 75 лет.
Трудовая книжка
Трудовая книжка является основным документом о трудовой и стаж работника (ст. 50 ЖК). При принятии сотрудника на должность, он обязан предъявить трудовую книжку для оформления записи. Исключением являются те моменты, когда человек впервые устраивается на работу или работа будет выполняться по договору подряда (совместительства). На каждого сотрудника, пробывшего на рабочем месте более 5 дней работодатель обязан завести трудовые книжки.
Первое ее заполнение производится кадровиком (или другим лицом) в присутствии самого сотрудника. План заполнения, использования и хранения трудовых книжек определенны в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной Министерством труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30. Все записи, сделанные в трудовой книжке, должны быть заверены подписью должностного лица и печатью предприятия. Записи делают после издания приказа. Они должны быть внесены в соответствии с приказом, а за основание берут статьи ТК.
При увольнении сотрудника запись делается непосредственно в день увольнения, а все записи о трудовой деятельности, внесенные в книжку за время работы на данном предприятии, должны быть заверены подписью и печатью руководителя.
Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них
В случае увольнения работник получает свою трудовую книжку на руки, после чего он должен расписаться в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них, а также в карточке формы T-2. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью работодателя.
Договор о полной материальной ответственности
Также следует обратить свое внимание на договор о полной материальной ответственности, а также коллективной (бригадной) ответственности (ст. 405, 406 ТК). Их в обязательном порядке нужно заключать с сотрудником, достигшим 18-ти лет, в случае передачи ему имущества для хранения, преобразования, продажи, перемещения или использования его в производстве.
Стандартный договор о полной материальной ответственности, утвержден постановлением Советом Министров Республики Беларусь от 26.05.2000 № 764 «Об утверждении примерного перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, и примерного договора о полной индивидуальной материальной ответственности» (в ред. от 09.07.2011).
Вопросы о коллективной ответственности урегулированы постановлением Министерства труда Республики Беларусь 14.04.2000 № 54 «Об утверждении Положения о коллективной (бригадной) материальной ответственности, Примерного перечня работ, при выполнении которых может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность, Примерного договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности».
График отпусков
Работодатель в обязательном порядке должен составить график отпусков (ст. 168 ТК). По нему определяется очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Его утверждает руководитель с учетом мнения профсоюзного органа не позднее 5 января. Работника оповещают об отпуске не позднее, чем за 2 недели до его начала (ст. 169 ТК) в письменной форме.
При составлении графика нужно учесть требования законодательства для определенных категорий работников, которые имеют право на отпуск в удобное для них время (работники моложе 18 лет, ветераны войны и т.п.). Также работающим по совместительству отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе.
Положение об оплате труда
Для более эффективного использования кадровых ресурсов и принятия оптимальных решений необходимо ввести на предприятии систему оплаты и нормирования труда. Документом, определяющим эту систему, является Положение об оплате труда. Основная часть и его структура зависят от нескольких факторов, которые определяют степень знаний работодателя в разработке условий оплаты, т.е. на практике содержание данных актов строго индивидуально.
Положение о премировании
Премирование — выплата сотрудникам денежных сумм помимо основного оклада в целях поощрения достигнутых успехов в труде и побуждения к дальнейшему росту. Система премирования предполагает такую выплату определенному кругу людей на основании заранее принятых условий.
Положение о премировании (ст. 63 ТК) утверждается приказом работодателя. В нем обозначается круг лиц, которым положено поощрение, а также условия, размеры премий по каждой должности. На его основании работник имеет право потребовать выплату премии, если он выполнил все условия Положения.
Табели учета рабочего времени
Табели учета рабочего времени определяют рабочее время каждого сотрудника за месяц, а при гибком графике работы — суммарный показатель. Табель учета рабочего времени обычно включает в себя табельный номер каждого сотрудника, его ФИО, сведения о рабочем времени за каждый день месяца. Человек, ответственный за табель, назначается приказом руководителя. Этот документ нужен для контроля рабочего времени и оплаты труда в организации.
Должностные инструкции
Обязательным пунктом в списке кадровой документации является разработка должностных инструкций для работников (ст. 194 ТК).
Должностная инструкция – документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работников. Она разрабатывается руководителем подразделения для непосредственных подчиненных под роспись.
С ее помощью можно расторгнуть трудовой договор в связи с невыполнением сотрудником своих должностных обязанностей. На ее основе можно провести аттестацию сотрудников, избежать повторения обязанностей между должностями, доказать на судебном процессе правомерность дисциплинарного взыскания, наложенного на работника в связи с невыполнением им своих должностных обязанностей.
Личное дело
Личное дело работника – круг документов, которые содержат в себе сведения о сотруднике и его трудовой деятельности. Личное дело заводится после оформления приказа о приеме на работу и содержит: личный листок; автобиографию; копии документов об образовании; характеристики или рекомендательные письма (в случае необходимости); заявление о приеме на работу; трудовой договор; копию приказа о приеме на работу и др.
Изначально в личное дело объединяют документы, относящиеся к приему сотрудника на работу, а в дальнейшем – документы, которые добавляются в процессе его трудовой деятельности на предприятии.
В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников передаются в архив и хранятся 75 лет. На документы из личного дела составляется опись.
Журнал учета личных дел
Личные дела отмечаются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.
Личная карточка работника
Кадровик, внося новую запись в трудовую книжку, должен ознакомить с ней владельца этой книжки под роспись в личной карточке формы Т-2. Записи, внесенные в трудовую книжку, дублируются в личной карточке сотрудника. Также там содержится информация, необходимая нанимателю в связи с трудовыми отношениями и подлежащая записи.
Положение о структурном подразделении
Положение о структурном подразделении представляет собой локальный нормативный акт (организационный документ), определяющий статус структурного подразделения, его место в организации и взаимоотношения с другими структурными подразделениями, внутреннюю организационную структуру, закрепление за ним функций организации, права и ответственность. Его наличие не является обязательным.
Как показывает практика, отсутствие кадровой документации в организации связано со следующими рисками:
– результатом проверки соблюдения законодательства о труде в организации контрольно-надзорными органами является наложение административного штрафа (ст. 9.19 Кодекса РБ об административных правонарушениях) как на нанимателя, так и на его должностных лиц, а также вынесение обязательного для исполнения предписания об устранении допущенных нарушений;
– отсутствие необходимых документов, четко регулирующих отношения работника и нанимателя, создает почву для возможных конфликтов с работниками, и, как следствие, для подачи жалоб в инспекцию по труду или в суд.
В свою очередь, при постановке оптимального кадрового документооборота можно эффективно решить сразу несколько параллельных задач:
– меры по надлежащей постановке кадрового документооборота являются гарантией положительного исхода при проведении проверок государственными контрольно-надзорными органами и шагом на пути к формированию имиджа организации;
– таким способом можно формализовать кадровые процедуры, существующие в организации (прием на работу и увольнение работника, наложение дисциплинарного взыскания, привлечение работника к материальной ответственности и т.п.);
– введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» организации и ее сотрудников путем четкой регламентации того, чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции организации.